Správný mail

(originál zde na tomto odkazu:)
Videonávod s textem, jak správně napsat mail
(zde na mém blogu jen malinko zkráceno a bez příloh)

Každý ví, jak by měl vypadat správný papírový dopis. Málokdo si ale vzpomene na všechny zásady, které by měla mít jeho elektronická podoba. Dobře napsaný e-mail přitom mnohé usnadní. Pokud dáte svým myšlenkám správnou formu, příjemce si o vás hned udělá lepší obrázek. Prozradíme vám tedy nejdůležitější tipy a triky pro bezproblémovou moderní komunikaci:
Prvním předpokladem je vždy dobře zvolený předmět e-mailu. Mnoho lidí dostává denně i několik stovek e-mailů a pořadí jejich zpracování závisí nejvíce právě na obsahu pole předmět. Chcete-li poslat dopis s žádostí o radu s počítačem, určitě není dobrý nápad použít předmět „Pomoc“, nebo „Žádost“. Mnohem lepší je třeba „Počítač nepřehrává DVD video“.
Správný Předmět je předpokladem úspěchu i při automatickém zpracování. Pokud je někde napsáno, že e-maily s odpověďmi do soutěže máte poslat s předmětem „Letní soutěž“, učiňte tak. Automatický robot je zatřídí ihned, pokud ale použijete třeba předmět „Formulář do letní soutěže“, je možné, že vás mail nikdy do elektronického losování nedospěje.
Podpis
Stejně jako u klasického dopisu je také v e-mailu důležitý podpis. Zatímco kamarád si možná vzpomene, že z adresy karel@email.cz píše Karel Novák z Vlašimi, pro spoustu adresátů bude e-mail z této adresy bez podpisu jen anonymem, který si mnoho pozornosti nezaslouží. Trapná může být i případná záměna jmen.
I pro automatický podpis se najde pár doporučení. Vytvořte si minimálně „soukromou“ a „služební“ variantu. Nechcete-li, aby vám zákazníci volali o víkendech na mobil, nechte si ho pro přátele v soukromém podpisu. Ve firemním naopak můžete uvést jméno firmy, web a trošku reklamy. Jeden krátký slogan ale postačí, nechcete přece, aby váš e-mail vypadal jako spam.
Komu píšete?
Používejte správně pole Komu: (To:), Kopie (Cc:) a Skrytá kopie (Bcc:). Do pole Komu patří adresáti, jichž se e-mail přímo týká a od nichž očekáváte odpovědi a připomínky. V poli Kopie mají své místo adresáti, kterým dáváte obsah dopisu na vědomí, ale nevyžadujete po nich odpovědi. Ve Skryté kopii číhají „tajní pozorovatelé“. O rozeslání na jejich adresy se stará přímo server, který je z hlavičky e-mailu vymaže. Ostatní adresáti tak žádným způsobem nemohou zjistit, že korespondenci sleduje ještě někdo další. Obzvláště u obchodní korespondence je nemilé, pokud z pole Komu či Kopie zjistí všichni adresáti, kterým konkurentům posíláte tutéž informaci, stejně tak není vhodné tímto způsobem „rozdávat“ soukromé e-mailové adresy vašich známých.
Mnozí efektové
Mnoho uživatelů zpestřuje svoje dopisy rozličnými „vtipnými“, často i animovanými obrázky. Pokud je používáte, dobře si rozvažte, kdo bude váš e-mail číst. Zatímco kamarád maximálně zamručí, že zase musel ve vašem e-mailu zbytečně stahovat pár kilobajtů navíc, v dopise žádajícím posunutí splátkového kalendáře nemusí vyskakující a chechtající se čertík zapůsobit zrovna pozitivně. Opatrně zacházejte i se smajlíky (emotikony). Zatímco do dopisu nadepsaném „Jdeme na pivo“ se hodí, v oficiální korespondenci by se objevit neměl. Nejste-li schopni vyjádřit vyznění věty pouze slovy, nepište ji vůbec.
Hezky česky a bez křičení
Český pravopis není ani v 21. století hračkou pro pár jazykovědců. Jeden překlep vám snad adresát bez mrknutí oka odpustí, ale bude-li se váš dopis překlepy jen hemžit, patrně si o vás bude myslet svoje (minimálně to, že mu nestojíte ani za chvíli času při kontrole). Ještě méně bude nadšený, pokud se nebudete umět vyjádřit spisovně. Zkontrolujte si i čárky mezi větami, protože bez nich může mít věta úplně jiný smysl – nepočítejte s tím, že adresát bude nad vaším vyjádřením dlouho bádat. Nepoužívejte zbytečně slova napsaná VELKÝMI PÍSMENY, a to ani v Předmětu, ani v samotném textu zprávy. Na adresáta působí takový text podobně, jako byste na něj křičeli. Tento způsob psaní si nechte na místa, která potřebujete opravdu zvýraznit. Rozhodně to není vaše příjmení v podpisu, nebo pozdrav.
Etiketa a formáty
Neposílejte nevyžádanou a obtěžující poštu (takzvaný spam), stejně tak neposílejte řetězové e-maily, typicky v duchu „Pošleš-li tento e-mail dalším dvaceti lidem, Bill Gates věnuje milion dolarů na výzkum zelených psů“. E-mail je soukromý a jeho zveřejnění bez souhlasu odesílatele je neetické. Dávejte si také pozor na velikost a typ příloh. K odstrašujícím případům patří mail ve stylu „Odpověď na váš mail je v příloze DOC“ – takovýto mail je nepohodlný a otravný. Pozor také na (nevyžádané) velké přílohy (mnoho megabajtů). Adresát nemusí mít bleskurychlé připojení (například čte e-mail na telefonu) a vy ho zbytečně zdržuje při stahování nových zpráv.